POP3 / IMAP / SMTP – Was ist das und worin besteht da der Unterschied?

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Die Bedeutung der Akronyme POP3, IMAP und SMTP

Um mit einem E-Mail-Server zu kommunizieren, werden verschiedene Protokolle genutzt. Zum Einen für den Abruf und zum Anderen für den Versand von E-Mails. Beim Einrichten der E-Mail-Adresse in Ihrem E-Mail-Programm (Outlook, Thunderbird, Postbox, etc.) muss hierbei das von Ihrem E-Mail-Anbieter vorgegebene Protokoll ausgewählt werden. Heutzutage ist dies aber weit verbreitet und der Anbieter sollte alle 3 Protokolle zur Verfügung stellen.

Posteingangs Protokolle POP3 und IMAP

POP3 (Post Office Protocol Version 3)

Hierbei laden Sie alle E-Mails direkt auf Ihren Computer bzw. Ihr Endgerät herunter. Je nach Einstellung in Ihrem E-Mail-Programm werden die E-Mails entweder gleich vom Server gelöscht oder auf dem Server belassen werden.

Werden die Mails nicht gelöscht, kann hierbei schnell der für Sie zur Verfügung gestellte Speicherplatz auf dem Server voll werden und ggf. keine neuen E-Mails mehr eintreffen.

Eine Verwendung mit mehreren Endgeräten (Computer, Laptop und/oder Handy) ist mit dieser Lösung problematisch, da hierbei keine E-Mail-Synchonisation statt findet. Dies bedeutet, dass eine E-Mail doppelt (oder mehrfach) vom Server herunter geladen wird. Beim Versand von einer Mail, ist diese nur von einem Endgerät versendet, auf einem Anderen ist diese nicht vorhanden. Weiter unten erklären Wir Ihnen einen optimalen Workaround hierzu.

Empfehlung: Bei normalem Webspace mit E-Mails, sollte Geschäftlicher E-Mail-Verkehr ( soweit möglich) zumindest auf einem Gerät immer per POP3 abgerufen werden. Somit stellen Sie sicher, dass sich alle E-Mails immer direkt bei Ihnen befinden.

IMAP (Internet Message Access Protocol)

Bei diesem Protokoll verbleiben Ihre E-Mails immer auf dem Server Ihres Anbieters. Sie laden lediglich Kopien herunter. Die komplette Verwaltung ist sozusagen nur ferngesteuert bzw. synchronisiert mit dem Webserver.

Vorteile sind hierbei, dass Sie auf allen Endgeräten mit dieser Lösung durch Synchonisation, Mails direkt auf dem Server bearbeiten können. Unterordner oder auch der Postausgang werden auf allen Endgeräten synchonisiert. Mit dieser Methode können auch mehrere Menschen innerhalb eines E-Mail-Kontos gemeinsam arbeiten.

Probleme gibt es nur in wenigen Fällen. Sollte es zu einem technischen Problem auf dem Mailserver kommen und Ihre E-Mails sind nicht mehr vorhanden, sind diese nur mit hohem Aufwand durch ein Backup (welches aber auch nur täglich durchgeführt wird) wieder zurück zu holen. Ein weiteres Problem, welches wir in Vergangenheit immer wieder feststellen mussten, ist der Verbrauch des Speicherplatzes. Bei geschäftlicher Nutzung, kann dieser innerhalb kurzer Zeit, schnell verbraucht sein. Sie sollten von daher darauf achten, keine unnötigen E-Mails im Posteingang, Postausgang und – ganz wichtig – im Papierkorb zu lassen.

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)

Für den Versand von E-Mails erfüllt dieses Protokoll seinen Zweck.

Ports für die jeweiligen Protokolle:

  • POP3 ohne SSL: 110
  • POP3 mit SSL: 995
  • IMAP ohne SSL: 143
  • IMAP mit SSL: 993
  • SMTP ohne SSL: 25
  • SMTP mit SSL: 465 oder 587 (in manchen Fällen funktioniert der Versand bei Smartphones nur über den zweiten Port)

Tipp: Für die Verwaltung von E-Mails von zuhause/im Büro und unterwegs

Auf einem stationären Computer richten Sie Ihr Postfach mit POP3 ein. Auf allen mobilen Endgeräten nutzen Sie das IMAP Protokoll.

Versenden Sie eine E-Mail von einem Mobilen Endgerät, setzen Sie die eigene E-Mail-Adresse in „BCC“ (Blind Carbon Copy – Blindkopie) Feld ein. Somit erhalten Sie die eigene Antwort auch auf Ihrem stationären Computer und können von da aus das geschriebene noch mal nachvollziehen.

In den meisten E-Mail-Programmen ist es möglich die Löschung von E-Mails auf dem Server z. B. auf 4 Wochen zu setzen. Es werden dann für Ihre mobilen Endgeräte alle E-Mails bis zu 4 Wochen verfügbar sein.

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